Ce qu’il faut savoir
Une population peut avoir son propre programme de sensibilisation, en plus du programme de votre organisation.
Les compétences que vous ajoutez pour une population s’ajoutent au programme global : elles ne le remplacent pas et ne le modifient pas. Vos collaborateurs concernés reçoivent simplement des compétences supplémentaires, aux mois que vous choisissez.
Pourquoi un programme par population
Le programme de sensibilisation de l’organisation est le socle commun : tout le monde le suit. Mais tous vos métiers n’ont pas la même exposition au risque.
Le programme par population vous permet d’ajouter des compétences pour un groupe précis, sans alourdir le socle commun de toute l’organisation. Quelques exemples :
la population Comptabilité ajoute « Lutter contre la fraude et la corruption » ;
la population Informatique ajoute « Éviter les extensions de navigateur douteuses » ;
la population Support client, qui utilise l’IA au quotidien, ajoute « Reconnaître un chatbot IA frauduleux ».
Comment les deux programmes se combinent
Le calendrier d’un collaborateur est l’union du programme de l’organisation et de celui de chacune de ses populations. Trois règles suffisent à tout comprendre :
Tout s’additionne. Ajouter un collaborateur à une population ne lui retire jamais rien et ne déplace jamais rien : cela ne fait qu’ajouter des compétences à son calendrier.
Une compétence déjà au programme global ne se reprogramme pas. Le catalogue d’une population ne propose que les compétences absentes du socle commun : celles qui y figurent déjà sont grisées dans l’éditeur et ne peuvent être ni avancées, ni retardées, ni retirées depuis une population. Pour changer la place d’une compétence du socle, passez par le programme de l’organisation.
Plusieurs populations se cumulent. Un collaborateur reçoit le socle de l’organisation plus les compétences de chacune de ses populations. Si deux de ses populations programment la même compétence à des mois différents, c’est la date la plus précoce qui l’emporte, et elle n’est diffusée qu’une seule fois. C’est le seul cas où deux programmes se disputent une compétence.
Le programme d’une population suit le même point de départ que celui de votre organisation, c’est-à-dire le mode de calendrier que vous avez choisi : centré collaborateur (chacun démarre à son mois 1, le jour de son arrivée) ou centré organisation (tout le monde suit le même calendrier). Le mois 3 d’une population, c’est donc bien le mois 3 du parcours de ses collaborateurs.
Accéder au programme d’une population
Disponibilité selon l’offre. Le programme par population demande l’offre Essential : l’onglet n’apparaît pas en offre Starter. Il est réservé aux administrateurs d’organisation et n’agit que sur votre propre organisation.
Rendez-vous dans Administration > Populations, ouvrez la population concernée, puis l’onglet « Programme de sensibilisation », à côté des onglets Collaborateurs et Paramètres.
Si vous n’avez pas encore créé de population, commencez par là : une population se compose à la main, à l’unité ou par import CSV, et un collaborateur peut appartenir à plusieurs populations quelle que soit son équipe.
Le socle commun, lui, se pilote depuis Administration > Programme de sensibilisation : tout est détaillé dans Piloter le programme de sensibilisation.
Lire le programme d’une population
Trois repères en haut de l’onglet vous situent d’un coup d’œil :
Compétences de la population : ce que vous avez ajouté ici, en plus du programme global.
Compétences suivies : le total réellement reçu par ces collaborateurs, détaillé en compétences globales et compétences de la population.
Collaborateurs concernés : le nombre de collaborateurs présents dans la population.
Juste en dessous, une bascule vous fait passer d’une lecture à l’autre :
« Programme de la population » : uniquement vos ajouts, mois par mois. C’est la vue de travail.
« Programme fusionné » : le socle de l’organisation et les compétences de cette population, réunis mois par mois. Chaque compétence y est étiquetée de son origine, « Programme global » ou population, pour savoir d’où elle vient.
Tant que vous n’avez rien ajouté, l’onglet vous le dit clairement : les collaborateurs de la population suivent le programme global de l’organisation, et rien de plus.
Ajouter des compétences pour une population
Cliquez sur « Modifier le programme ». L’éditeur s’ouvre en deux panneaux, comme pour le programme de l’organisation :
à gauche, le programme de la population, organisé par mois ;
à droite, le catalogue de compétences, avec sa recherche par nom de compétence ou de module.
Glissez une compétence du catalogue vers le mois souhaité pour l’ajouter, d’un mois à l’autre pour la replanifier, et vers le catalogue pour la retirer. « Enregistrer » applique vos changements et met à jour le calendrier des collaborateurs concernés ; « Annuler » ferme l’éditeur sans rien conserver.
Le programme global reste inchangé. Dans l’éditeur, les compétences du programme de l’organisation apparaissent en gris : elles sont là pour vous montrer la cadence déjà en place, mois par mois, et vous aider à placer vos ajouts au bon moment. Elles ne sont pas modifiables depuis une population, et le catalogue ne les propose plus : une compétence du socle ne peut pas être replacée à un autre mois pour une population. Pour toucher au socle commun, passez par Administration > Programme de sensibilisation.
Réinitialiser le programme d’une population
Pour repartir de zéro sur une population, ouvrez son onglet Paramètres, section « Programme de sensibilisation », puis « Réinitialiser ».
Toutes les compétences ajoutées pour cette population sont retirées du calendrier de ses collaborateurs. Le programme global de l’organisation n’est pas affecté : ces collaborateurs continuent de le suivre normalement.
Action irréversible. Les compétences ajoutées pour cette population ne pourront pas être restaurées : il faudra les replacer une à une. C’est pour cela que la confirmation vous demande de saisir le mot « réinitialiser ».
Points de vigilance
Ajouter ou retirer un collaborateur d’une population met son calendrier à jour. En l’ajoutant, il reçoit les compétences de la population ; en le retirant, celles qu’il ne tenait que d’elle quittent sa liste d’entraînements.
Rien n’est perdu côté suivi. Comme pour le programme de l’organisation, le score d’un entraînement déjà réalisé reste conservé, pour le collaborateur comme pour le Tableau de bord.
Supprimer une population supprime son programme. Les collaborateurs, eux, ne sont pas supprimés et restent disponibles pour d’autres populations.
La vue « Programme fusionné » ne couvre que la population ouverte. Elle réunit le socle de l’organisation et les compétences de cette population, pas celles des autres populations auxquelles un collaborateur peut appartenir. Pour quelqu’un présent dans plusieurs populations, le calendrier réel est la somme du socle et des ajouts de chacune de ses populations : pensez à ouvrir les autres pour mesurer la charge totale.